Dématérialisation de factures – Quelles obligations pour 2024-2026 ?

Dématérialisation de factures : l’essentiel de la réforme

La réforme fiscale imposant la facture électronique vise à renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Elle va se traduire à différents niveaux. De nouveaux circuits de circulation des factures sont en effet imposés. De nouveaux acteurs tels que des plateformes privées, des opérateurs de dématérialisation et une plateforme publique, apparaissent. Et enfin, de nouveaux formats de factures obligatoires (Factur-X, UNCEFACT-CII, UBL) vont être progressivement mis en place.

La réforme va porter sur 2 aspects :

• le e-invoicing qui permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2B et B2G*
• le e-reporting qui concerne les données nécessaires au pré remplissage de la déclaration de la TVA (B2C, Export y compris)

L’administration a communiqué un calendrier d’application en plusieurs étapes selon les types d’entreprises.

Quels objectifs vise la réforme ? Quelles en sont les échéances ?

Objectifs

En plus de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA, cette réforme a pour objectif d’améliorer la connaissance de la conjoncture économique. De fait, provoquer les remontées d’informations au fil de l’eau permet de mieux mesurer et suivre l’activité des entreprises. Enfin, le troisième but de cette réforme est de diminuer le temps et le coût du traitement des factures.

Le dernier calendrier

À compter de juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront être en mesure de réceptionner des factures au format électronique. En effet, à cette date, les grandes entreprises seront dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. Les ETI auront 6 mois de plus pour passer à l’émission de factures électroniques. Quant aux TPE et PME, elles devront émettre leurs factures au format électronique en janvier 2026.

Sur qui les entreprises vont-elles pouvoir s’appuyer pour assurer cette démarche ?

La plateforme publique

La plateforme publique (ex Chorus-Pro) s’appellera désormais Portail Public de Facturation (PPF) et pourra être la plateforme d’échange (gratuite) choisie par les entreprises. C’est elle qui concentrera les flux à destination de l’administration fiscale. Le portail public de facturation proposera un annuaire centralisé. Il contiendra les informations nécessaires au routage des factures à destination des entreprises. Par ailleurs, si elle est la plateforme émettrice de la facture, le PPF permettra l’archivage des factures (c’est-à-dire le stockage avec valeur probante 10 ans. Le portail public de facturation saura convertir les formats du socle minimal (UBL / Factur-X, Un/Cefact CII).

Les plateformes privées

Les plateformes privées s’appellent désormais Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). L’annuaire permettra d’identifier la(les) Plateforme(s) privée(s) choisie(s) par chaque entreprise (SIREN / SIRET / Code Service). Seules les plateformes privées auront accès à cette partie de l’annuaire.

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Ce sont des prestataires qui offrent des services de dématérialisation des factures (en EDI ou via API). Ils jouent un rôle d’intermédiaires entre les entreprises et les plateformes. Ils ne remplacent pas les plateformes privées puisqu’ils transportent et/ou dématérialisent les factures à destination ou en provenance des PDP ou du PPF.

Quels sont les circuits possibles de factures entre les différents acteurs ?

En conclusion, les entreprises pourront donc échanger leurs factures via différents circuits : via le PPF seul (circuit A), via des PDP (circuit C), via un circuit mixte PDP/PPF (circuits B1 et B2).

Les sujets encore en attente

A ce jour, de nombreux points ont été rédigés et publiés par l’administration mais il reste encore quelques sujets en attente de décision et de publication. Notons par exemple les cas d’usages métiers, la fréquence et le format d’échanges du E-reporting, les particularités liées à la comptabilité B2G ou encore des points liés à l’authentification et la sécurité, …

Comment l’entreprise doit-elle s’organiser pour répondre à cette nouvelle obligation ?

Cette réforme a un impact en termes d’organisation pour chaque entreprise. Il faut dès à présent :

• Nommer un référent, un « sachant » « facture électronique »
• Inventorier et moderniser les solutions de gestion / comptabilité de votre entreprise
• Organiser votre activité pour que la collecte de la TVA (en particulier sur les encaissements) soit fluide et automatisée
• Anticiper les modifications de votre organisation pour répondre aux nouveaux usages : nouveau cycle de vie des factures, statuts, gestion des règlements …
• Veiller à la formation sur la facture électronique des collaborateurs comptables de l’entreprise
• Échanger avec votre expert-comptable
• Connaître les publications de l’administration fiscale

Quels impacts sur votre système d’information ?

Actualiser les informations des fiches tiers
Privilégier l’envoi de factures digitales et habituer vos clients
Veiller à la bonne application des mentions légales sur les factures
Organiser les flux de gestion des achats selon la nature des factures d’achats (factures frais généraux vs achats stocks)
Favoriser l’automatisation de l’enregistrement des factures d’achats en comptabilité (OCR, IA) et du rapprochement des factures (achats stockés) avec leurs bons de commandes, bon de livraisons ou réception…

Quelles solutions Sage propose t-il ?

L’éditeur Sage a précisé que ses différentes offres de gestion commerciale (dont Sage X3) proposeront l’émission de factures au format Factur-X tout en préservant les formats préexistants ; il travaillera avec plusieurs ISV pour l’acquisition des factures fournisseurs et la transformation en écritures comptables.

Liens utiles
Pour en savoir davantage :

• Le Blog Sage ➚
• Page dédiée sur le site web de Sage ➚
• FAQ de l’administration fiscale ➚

(*) B2G : Business to Government

#Dématérialisation de factures . #Factures électroniques obligatoires . #Sage X3