ERP Cloud vs On-Premise : comment choisir la meilleure option pour votre PME ?

1. ERP Cloud et On-Premise : de quoi parle-t-on ?

Avant de comparer les mérites respectifs des ERP Cloud et On-Premise, il est important de bien comprendre ce qui se cache derrière ces deux appellations. Car si les deux ont pour objectif de centraliser et d’optimiser la gestion des processus de l’entreprise, leur philosophie et leur mode de fonctionnement diffèrent.

ERP Cloud : l’agilité et la flexibilité du modèle SaaS

Un ERP dans le Cloud, ou ERP SaaS (Software as a Service), consiste à accéder au logiciel via une simple connexion Internet, sans avoir à l’installer sur ses propres serveurs. L’infrastructure matérielle, l’hébergement des données, la maintenance et les mises à jour sont entièrement pris en charge par l’éditeur, moyennant un abonnement généralement mensuel ou annuel.

L’entreprise devient ainsi consommatrice d’un service applicatif clé en main, qu’elle peut dimensionner à la carte selon ses besoins. C’est l’un des principaux atouts du Cloud : sa flexibilité et son évolutivité. Vous pouvez ajouter ou retirer des utilisateurs et des fonctionnalités en quelques clics, et votre ERP s’adapte à la croissance de votre activité.

Autre avantage : le modèle économique du Cloud. Fini les lourds investissements initiaux dans les serveurs et les licences. Vous payez uniquement pour ce que vous consommez, sous forme d’abonnement, ce qui réduit les coûts et les risques. Sans oublier l’accessibilité : une simple connexion Internet suffit pour accéder à votre ERP de n’importe où, ce qui facilite la mobilité et le travail à distance.

Revers de la médaille, vous êtes dépendant de votre connexion Internet et de la disponibilité du service. Et même si les éditeurs Cloud mettent en avant la sécurité de leurs datacenters, certaines entreprises peuvent être réticentes à confier leurs données sensibles à un tiers.

ERP On-Premise : le contrôle au prix de la complexité

A l’inverse, un ERP On-Premise (sur site) suppose d’installer la solution logicielle directement sur les serveurs de l’entreprise. Celle-ci achète des licences, avec un investissement initial souvent conséquent, et doit gérer elle-même l’infrastructure, la sécurité et la maintenance, en s’appuyant sur des ressources IT internes ou des prestataires.

L’avantage, c’est le contrôle total. L’entreprise est propriétaire de sa solution et de ses données, qu’elle peut faire évoluer et personnaliser à sa guise. Avec un ERP On-Premise, vous pouvez développer des fonctionnalités très spécifiques à votre métier, là où le Cloud impose souvent un certain standard.

Autre point fort : l’indépendance vis-à-vis d’Internet. Une fois installé, votre ERP fonctionne sur votre réseau local, sans risque de coupure ou de latence. Vos données sont chez vous, sous votre responsabilité, ce qui peut être un impératif dans certains secteurs très réglementés.

Mais cette autonomie a un prix. Outre l’investissement initial dans les licences et les serveurs, l’On-Premise implique des coûts récurrents de maintenance, souvent sous-estimés. Faire évoluer votre ERP peut aussi s’avérer complexe et coûteux, surtout si vous avez beaucoup personnalisé. Sans parler des problématiques de sécurité et de sauvegarde, qui reposent sur vos équipes.

L’adoption croissante du Cloud

Si l’On-Premise reste présent, notamment dans les grands groupes, le modèle du Cloud s’impose comme la norme depuis quelques années. Selon une étude de Mordor Intelligence ➚, le marché mondial des ERP devrait atteindre 66,38 milliards de dollars d’ici 2026, avec un taux de croissance annuel de 7,7% sur la période 2021-2026. Et c’est le segment du Cloud qui tire cette croissance, avec une part de marché estimée à 57% en 2026.

Cette tendance de fond s’explique par les nombreux avantages du Cloud pour les entreprises : flexibilité, agilité, coûts réduits… Dans un contexte économique compliqué, marqué par des changements rapides, pouvoir adapter son système d’information devient un impératif. C’est ce que permet l’ERP Cloud, en offrant des capacités d’évolution et de mise à jour en continu.

Parmi les grandes tendances des ERP pour 2024 identifiées par Startups Nation ➚, on retrouve ainsi en tête l’essor continu du Cloud, mais aussi la mobilité (accès à l’ERP depuis n’importe où), l’intégration de l’IA pour automatiser les tâches et la personnalisation avancée. Autant d’innovations portées par les solutions Cloud.

SAP, leader mondial des ERP, confirme ces tendances dans ses prévisions ➚. Outre la migration vers le Cloud, l’éditeur anticipe le développement des ERP « composables », combinant différents modules pour s’adapter aux besoins, ainsi qu’une intégration croissante des enjeux de durabilité et de responsabilité sociale des entreprises.

Même si l’On-Premise garde des atouts (contrôle total de l’infrastructure, personnalisation poussée), le sens de l’histoire semble clair. A l’heure de la transformation numérique, les entreprises ont besoin de systèmes d’information agiles, évolutifs et centrés sur les usages. C’est la promesse de l’ERP Cloud.

2. Comparatif ERP Cloud vs On-Premise

Coûts et modèle tarifaire

Le coût est souvent le premier critère regardé par une PME dans le choix de son ERP. Et sur ce plan, le Cloud et l’On-Premise ont des approches très différentes.

Avec un ERP Cloud, vous n’avez pas d’investissement initial lourd. Vous payez un abonnement mensuel ou annuel, qui inclut la licence logicielle, l’hébergement, la maintenance et les mises à jour. Les coûts sont donc lissés dans le temps et directement corrélés à votre usage réel (nombre d’utilisateurs, modules, volume de données…). C’est un modèle vertueux pour une PME qui veut maîtriser son budget IT et ses flux de trésorerie.

A l’inverse, un ERP On-Premise implique des coûts initiaux significatifs : achat des licences, des serveurs, mise en place de l’infrastructure, déploiement du logiciel… Sans compter les coûts cachés : maintenance, mises à jour, sécurité, sauvegarde, électricité… Des charges récurrentes qui pèsent dans la durée et sont souvent sous-estimées. Seul avantage, ces investissements peuvent être amortis comptablement.

Notre recommandation : sauf si vous avez déjà une solide infrastructure IT et des ressources dédiées, le modèle Cloud sera souvent plus économique et prévisible pour une PME. Mais attention à bien choisir une tarification adaptée à vos besoins réels pour éviter l’effet « usine à gaz ».

Sécurité et confidentialité des données

Confier ses données à un tiers est souvent un point de crispation pour les PME. Pourtant, les éditeurs Cloud ont fait de la sécurité une priorité absolue. Leurs datacenters sont hautement sécurisés, avec des protocoles de chiffrement, des sauvegardes régulières et des plans de reprise d’activité. Ils sont aussi soumis à des certifications strictes (ISO 27001, HDS, Cloud Act…) et doivent se conformer au RGPD.

Avec un ERP On-Premise, vous gardez la main sur vos données, qui restent dans votre SI. Mais êtes-vous vraiment mieux armé qu’un spécialiste pour les protéger ? Sécuriser un ERP interne demande des compétences pointues (réseau, systèmes, cybersécurité…) et une veille constante sur les nouvelles menaces. Un vrai défi pour une PME.

Notre recommandation : le Cloud offre aujourd’hui un très haut niveau de sécurité « by design », souvent supérieur à ce qu’une PME peut mettre en œuvre en interne. Mais il faut être vigilant sur la localisation des données (idéalement en France) et sur la réversibilité (pouvoir récupérer ses données si besoin).

Personnalisation et flexibilité

L’un des points forts de l’On-Premise est la possibilité de personnaliser en profondeur son ERP. Comme vous maîtrisez l’environnement technique, vous pouvez développer des modules métiers très spécifiques et les intégrer finement à votre système. Un atout pour les PME ayant des besoins « sur-mesure », mais qui peut aussi rigidifier le SI et rendre les évolutions complexes et coûteuses.

Le Cloud mise davantage sur la flexibilité et la modularité. Les ERP SaaS proposent des marketplaces de modules pré-packagés, qu’on peut activer en quelques clics selon ses besoins. Les API ouvertes permettent aussi d’interconnecter facilement l’ERP avec des applications tierces. On personnalise moins, mais on gagne en agilité.

Notre recommandation : sauf besoin métier très spécifique, il est souvent préférable pour une PME de capitaliser sur les best practices « packagées » du Cloud, quitte à ajuster ses processus, plutôt que de chercher à personnaliser à tout prix. La standardisation a aussi du bon !

Performance et disponibilité

Avec le Cloud, vous accédez à une puissance de calcul et de stockage quasi-illimitée. Les infrastructures des éditeurs, basées sur des technologies de pointe (calcul parallèle, load-balancing…), offrent une excellente performance, même en pic d’activité. Leur architecture redondante garantit aussi une haute disponibilité du service (plus de 99,5% chez les leaders).

Côté On-Premise, tout dépend de votre infrastructure. Si vos serveurs sont anciens ou sous-dimensionnés, les temps de réponse peuvent se dégrader et pénaliser la productivité. Maintenir un haut niveau de service demande d’investir régulièrement dans le hardware. Des coûts que les PME ont du mal à anticiper.

Notre recommandation : sauf à disposer d’un datacenter de pointe, il est difficile pour une PME de rivaliser avec le niveau de performance et de disponibilité des grands éditeurs Cloud. Ces derniers ont aussi l’avantage de pouvoir absorber facilement la croissance des volumes.

Mobilité et accessibilité

Dans un monde de plus en plus nomade, pouvoir accéder à son ERP de n’importe où et sur n’importe quel terminal est un impératif. C’est l’ADN même du Cloud que de proposer un accès web et mobile, pour permettre aux collaborateurs de travailler efficacement, même à distance. Les apps iOS et Android font désormais partie du package standard des ERP Cloud.

En On-Premise, l’accès distant est techniquement possible mais plus complexe à mettre en œuvre. Il faut ouvrir son SI sur l’extérieur (VPN, DMZ…) avec les risques de sécurité associés. Et déployer des clients lourds sur les postes, ce qui pose des problèmes de compatibilité et de mises à jour. Pas idéal pour le travail en mobilité.

Notre recommandation : l’agilité et la mobilité sont des facteurs clés de compétitivité pour une PME moderne. A ce titre, le Cloud offre un avantage décisif, en permettant à vos équipes d’accéder simplement et de façon sécurisée à votre ERP, partout et tout le temps.

Déploiement et montée en charge

Déployer un ERP On-Premise peut vite tourner au parcours du combattant : achat et installation des serveurs, paramétrage du réseau et des systèmes, tests de charge… Sans parler des risques de dérapage des coûts et des délais. Une PME y laissera forcément des plumes, sauf à s’adjoindre (et payer) les services d’un intégrateur expérimenté.

Avec le Cloud, c’est l’éditeur qui prend en charge l’infrastructure et le provisioning. En quelques clics, vous pouvez créer votre instance, configurer vos utilisateurs et commencer à travailler. Les meilleurs ERP SaaS proposent même des assistants de configuration et des données pré-chargées pour accélérer la prise en main. De quoi diviser par 3 les délais de mise en œuvre !

Notre recommandation : pour une PME qui veut aller vite et éviter les complications techniques, le Cloud est imbattable sur le « time-to-value ». Vous pouvez démarrer petit et monter en charge au fur et à mesure, sans jamais être bridé par votre infrastructure. De précieuses semaines gagnées pour créer de la valeur business.

Maintenance et mises à jour

Maintenir un ERP On-Premise à jour peut vite devenir un cauchemar pour une PME. Il faut suivre les correctifs de sécurité, tester les patches, redévelopper les personnalisations à chaque nouvelle version… Un travail chronophage et technique, qui mobilise les équipes IT au détriment des projets métiers. Sans compter qu’on prend vite du retard, avec tous les risques associés (failles, obsolescence…).

Avec le Cloud, les mises à jour sont transparentes et automatiques. C’est l’éditeur qui s’occupe de tout, en mode « rolling release » : les nouvelles versions sont déployées progressivement, sans interruption de service, et testées en amont. Vos utilisateurs profitent ainsi en continu des dernières innovations, sans effort de votre part. Un confort apprécié des PME agiles.

Notre recommandation : les mises à jour sont un point souvent négligé, alors qu’elles conditionnent la pérennité et la compétitivité de votre ERP. En confiant cette tâche ingrate à un spécialiste du Cloud, vous pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

En conclusion, s’il n’y a pas de réponse universelle, le Cloud semble mieux répondre aux enjeux d’agilité, de maîtrise des coûts et de time-to-market des PME modernes. A condition de bien évaluer ses besoins et de choisir un partenaire de confiance. L’On-Premise garde des atouts pour les contextes très spécifiques ou sensibles, mais il faut en mesurer les coûts et les risques dans la durée.

3. Comment choisir entre Cloud et On-Premise ?

Vous l’aurez compris, il n’y a pas de réponse universelle à cette question. Tout dépend de votre contexte, de vos priorités et de vos contraintes. Mais rassurez-vous, il existe une méthode simple et efficace pour y voir plus clair et prendre la bonne décision pour votre PME. La voici en 5 étapes.

Étape 1 : Identifier ses besoins fonctionnels

Tout commence par une analyse fine de vos besoins « métiers ». Quels sont les processus clés que votre ERP devra supporter ? Ventes, achats, stocks, production, comptabilité, RH… Listez et priorisez vos besoins par domaine fonctionnel.

Conseils :

• Associez tous les services concernés, en mode « bottom-up »
• Challengez vos processus actuels : l’ERP est souvent l’occasion de les optimiser
• Distinguez le « must-have » du « nice-to-have » : vous n’aurez pas tout, tout de suite !

Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter notre article « ERP pour PME : une analyse préalable nécessaire pour réussir son projet ➚«

Exemple : voici une matrice des besoins fonctionnels d’une PME industrielle :

Message clé : l’expression des besoins fonctionnels est la pierre angulaire de votre cahier des charges ERP. Prenez le temps de bien les qualifier et les prioriser, en mode collaboratif.

Étape 2 : Évaluer ses ressources IT internes

Quel que soit votre choix final, un projet ERP va solliciter vos équipes IT. Mais pas avec la même intensité ni les mêmes compétences selon que vous optez pour le Cloud ou l’On-Premise. D’où l’importance d’évaluer vos ressources IT internes en amont.

Conseils :

• Listez les compétences IT présentes dans votre PME : infra, dev, support…
• Évaluez la disponibilité de ces ressources pour le projet ERP
• Identifiez les compétences manquantes à acquérir ou à sous-traiter

Exemple : voici une grille d’évaluation des ressources IT d’une PME :

Message clé : l’adéquation de vos ressources IT avec le modèle de déploiement choisi (Cloud ou On-Premise) conditionne la réussite de votre projet. Soyez lucide sur vos forces et faiblesses.

Étape 3 : Tenir compte de sa stratégie de croissance

Votre ERP n’est pas qu’un projet IT. C’est aussi et surtout un projet d’entreprise, qui doit s’inscrire dans votre stratégie de développement. Vous devez donc projeter vos enjeux business à 3-5 ans pour choisir un ERP qui vous accompagnera dans la durée.

Conseils :

• Explicitez votre stratégie et vos objectifs de croissance
• Identifiez les leviers de différenciation et d’avantage concurrentiel
• Évaluez l’impact sur vos besoins fonctionnels et vos volumes de données

Exemple : voici une projection des enjeux business d’une PME à 3 ans :

Message clé : votre ERP doit être un accélérateur de croissance, pas un frein. Choisissez une solution agile et évolutive, qui s’adaptera à vos enjeux business de demain.

Étape 4 : Anticiper l’évolution de ses processus métiers

L’agilité, c’est aussi la capacité à faire évoluer ses processus métiers pour saisir de nouvelles opportunités ou s’adapter à de nouvelles contraintes. Votre ERP doit donc être suffisamment flexible pour accompagner ces changements sans remettre en cause tout le SI.

Conseils :

• Identifiez les processus métiers les plus susceptibles d’évoluer
• Évaluez le degré de flexibilité et de paramétrage requis
• Anticipez les besoins d’interconnexion avec des applications tierces

Exemple : voici une matrice d’évolutivité des processus métiers d’une PME :

Message clé : l’évolutivité de votre ERP est clé dans un monde incertain et changeant. Privilégiez des architectures modulaires et paramétrables, de préférence dans le Cloud.

Étape 5 : Prioriser ses critères de choix

Dernière étape : synthétiser tous ces éléments dans une grille de critères pondérés, pour objectiver votre choix entre Cloud et On-Premise. Chaque PME aura sa propre pondération en fonction de son contexte et de ses priorités.

Conseils :

• Listez tous vos critères de choix : coûts, fonctionnalités, évolutivité, sécurité…
• Pondérez chaque critère selon son importance pour votre PME
• Évaluez chaque solution (Cloud et On-Premise) sur chaque critère
• Calculez le score total de chaque solution

Pour aller plus loin, consultez notre article « ERP pour PME : critères essentiels à prendre en compte pour choisir le bon ERP ➚«

Exemple : voici une grille de synthèse pour une PME industrielle :

Message clé : le choix entre Cloud et On-Premise doit se faire sur des critères objectifs, en fonction de vos priorités. Pondérez et notez pour trouver la solution la plus adaptée à votre PME.

4. Votre projet ERP : les clés du succès entre Cloud et On-Premise

Comme vous pouvez le constater, choisir entre un ERP Cloud et On-Premise n’est pas une décision binaire. C’est un arbitrage complexe et propre à chaque PME, qui doit prendre en compte de multiples critères : besoins fonctionnels, ressources IT, stratégie de croissance, évolutivité des processus…

En suivant la méthodologie en 5 étapes que nous venons de détailler, vous serez armé pour construire votre propre grille d’analyse et prendre la décision la plus adaptée à votre contexte. Mais n’oubliez pas que le choix du modèle de déploiement n’est qu’une étape dans un projet ERP.

Pour maximiser vos chances de succès, il est essentiel de vous faire accompagner par un partenaire expert, qui saura vous guider dans la définition de votre besoin, le choix de la solution et sa mise en œuvre. Chez ERT Intégration ➚, nous avons plus de 20 ans d’expérience dans les projets ERP SAP Business One pour les PME. Nos consultants sont à votre disposition pour vous aider à faire le bon choix entre Cloud et On-Premise, et à déployer SAP Business One de la façon la plus adaptée à vos enjeux.

Alors, prêt à franchir le pas ? Contactez-nous pour un premier échange sur votre projet ERP. Ensemble, construisons le système d’information qui portera la croissance de votre PME !