Facture électronique : 5 points clés pour se préparer

1. Comprendre les principes de la facture électronique et les obligations légales

Avant de vous lancer dans la préparation de la facture électronique, il est essentiel de bien la comprendre et de connaître les obligations légales en la matière. De nombreuses ressources existent pour vous renseigner et vous accompagner :

• La Direction des Finances Publiques vous propose une FAQ ➚, ainsi que du contenu dédié ➚.
• Chaque Direction Départementale des Finances Publiques ➚ dispose d’ailleurs d’un référent facturation électronique.
• Rapprochez-vous également de votre expert-comptable, afin de profiter de ses conseils et de mettre à plat votre processus de TVA (options, fréquence de déclaration…).
• L’éditeur de solutions de gestion Sage propose une page dédié ➚ au sujet et des contenus vidéos ➚.

Pensez également à contacter votre partenaire ERP, qui est a même de vous accompagner dès le début de votre projet d’e-facturation et au-delà.

2. Impliquer et former ses équipes

La transition vers la facture électronique nécessite des compétences techniques et une compréhension claire des nouveaux processus. Impliquer vos collaborateurs dans la mise en place de la dématérialisation est l’une des clés de réussite de la conduite du changement.

• Recenser les personnes concernées et constituer une « équipe projet ».
• Nommer un référent facture électronique.
• Recueillir les besoins spécifiques.
• Former vos collaborateurs.
• Fixer des objectifs clairs et réalistes.

Afin de garantir l’adhésion des futurs utilisateurs il est très important de ne pas griller d’étapes et de communiquer en continu sur les avancées du projet.

3. Auditer son système d’information et cartographier ses flux de facturation

Cet état des lieux exhaustif est incontournable pour identifier précisément tous les processus impactés par les changements à venir dans votre organisation. Il vous faudra notamment procéder à :

• L’analyse complète du système d’information de votre entreprise (modules applicatifs, outils, données, modalités de stockage…).
• La cartographie des flux de facturation internes et externes (flux entrants et sortants, volumétries, modalités d’échange, formats de fichiers…). ainsi que de vos processus comptables (injection des informations comptables, tables de codification des données, incidents…).

Si cette phase vous paraît difficilement réalisable en interne, vous pouvez vous rapprocher d’un conseil en Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA ➚), afin d’être accompagné et sécurisé lors de l’audit.

4. Mettre les factures en conformité et nettoyer ses bases de données

Les plateformes de dématérialisation, qui adressent, contrôlent et reçoivent les factures, identifieront chaque entreprise par son numéro de SIRET. Toute facture dont le libellé sera incomplet ou obsolète sera bloquée. Pour pouvoir facturer sereinement, votre entreprise devra donc disposer d’un fichier tiers associant les numéros de SIRET avec la dénomination de chaque organisation de façon sûre.

Ainsi, pour mettre vos factures en conformité, nous vous conseillons de :

• Nettoyer vos bases de données clients et fournisseurs, en vous assurant que leur SIRET, Adresse et Numéro de TVA intracommunautaire sont à jour et qu’il n’existe pas de doublon.
• Faire une distinction dans vos typologies de factures (frais généraux, achats de matières premières et sous-traitance de production), grâce à des codes spécifiques.
• Diagnostiquer et bien paramétrer votre TVA.

Notez que le passage à la facture électronique s’accompagne d’un enrichissement de la liste des mentions obligatoires à y faire figurer : en savoir plus sur le site du Ministère de l’Économie et des Finances ➚.

5. Choisir sa future plateforme de dématérialisation

Quelles soient publique (PPF : Plateforme Publique de Facturation) ou et privées (PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire), les plateformes de dématérialisation vont devenir les interfaces incontournables pour la transmission des factures vers les clients et à la réception des factures adressées par les fournisseurs.

Vous êtes libre de choisir la plateforme publique ou une plateforme privée immatriculée, voire plusieurs, mais vous avez l’obligation d’indiquer votre choix à l’administration pour être autorisé à continuer d’émettre et de recevoir des factures électroniques.

Pour faire votre choix parmi les nombreuses solutions du marché, nous vous conseillons de prendre en compte les éléments suivants :

• La compatibilité avec votre système de gestion.
• Les fonctionnalités offertes (gestion des bons de commande, relances de paiement automatisées…).
• La sécurité des données.
• L’assistance technique fournie (maintenance, mais aussi formation à l’utilisation).
• L’estimation des coûts.

Prenez le temps de rechercher la solution la plus adaptée à votre contexte avant de prendre une décision.